Microsoft Excel is al jaren het meest gebruikte calculatie- en rapportagesysteem ter wereld. Het wordt door bedrijven en instellingen, van groot tot klein, dagelijks gebruikt. Zowel om incidentele overzichten, berekeningen en rapportages te produceren, als voor structurele toepassingen. Excel is uitermate gebruiksvriendelijk en flexibel. Maar voor het hanteren van bedrijfskritische risicomodellen en gegevensuitwisseling vind ik Excel niet optimaal.
Voor dit soort toepassingen is het vaak een tikkende tijdbom in Excel formaat.
We hebben daarom een nieuwe, op Excel gebaseerde, softwareapplicatie ontwikkeld. In deze applicatie wordt het goede van Excel succesvol gecombineerd met extra controle- en beheersmodules: Invantive Control.
Excel gebruiksvriendelijk en visueel
Excel is een fantastisch programma. Gemakkelijk in gebruik en toegankelijk voor een breed publiek. Makkelijk invoeren, eenvoudig knippen en plakken en gemakkelijk uitwisselbaar. Al met al is Excel heel intuïtief te gebruiken. Daarnaast is Excel visueel aantrekkelijk en kunnen berekeningen simpel en betrouwbaar worden opgesteld en toegepast. Foute uitkomsten zijn direct zichtbaar. Groen is goed, rood is fout. Het opslaan van de gegevens gaat gemakkelijk op de eigen PC of server.
Kort samengevat: Excel draagt bij aan efficiënte gegevensinvoer en gebruik. Het is tevens een relatief goedkoop systeem. Geen wonder dat Excel als basis dient voor bedrijfskritische toepassingen (zoals risicomanagement en prijsmodellen) van menig bedrijf en instelling. Toch is dit niet altijd zonder risico.
Excel minder geschikt voor bedrijfskritische applicaties
Bedrijfskritische applicaties zijn essentieel voor de bedrijfsvoering. Ze moeten zich enerzijds kunnen aanpassen aan de dynamiek van projecten en organisaties, anderzijds moeten ze solide, valide en betrouwbaar zijn en voldoen aan ISO-standaarden. Zoals ISO 27002 voor informatiebeveiliging en de toepasselijke wet- en regelgeving. Juist op deze punten loopt men aan tegen de grenzen van Excel.
Gesloten systemen zijn niet de oplossing
Om de grip op processen en projecten te vergroten, wordt vaak gebruik gemaakt van rigide ERP-systemen. Dergelijke systemen ontberen gebruiksvriendelijkheid, zijn star en hebben te weinig flexibiliteit voor de dynamiek van de hedendaagse organisatie.
De markt riep om een oplossing. Een oplossing die de efficiency en het gebruiksgemak van Excel behoudt, en er toch voor zorgt dat de organisatie werkt in overeenstemming met wet- en regelgeving.
Vanuit onze missie om projectmatig werkende bedrijven wereldwijd meer rendement te geven op projecten zijn we aan de slag gegaan.
Invantive Control geeft grip én flexibiliteit met Excel.
We wilden geen nieuw softwaresysteem ontwikkelen, maar Excel uitbreiden met extra mogelijkheden onder de naam Invantive Control. De extra mogelijkheden komen verpakt als een plug-in. Door indien gewenst de mogelijkheden van Excel te beperken en flexibiliteit toe te staan, geeft Invantive Control ‘the best of both worlds’: grip én flexibiliteit met Excel.
Een organisatie werkt niet meer met losse gegevensbestanden, formulieren en Excel-werkboeken met doorgekopieerde fouten. Per toepassing wordt één centraal Excel-model ontwikkeld en één centrale database gebruikt. Beide worden door het hele bedrijf gebruikt en voldoen aan de ISO-standaarden (ISO 27002) en wet- en regelgeving. Hiermee kun je voldoen aan de compliance-eisen.
Om lokaal met het model te werken haal je gegevens op uit de centrale database. Je voegt binnen het model je eigen informatie toe, maakt analyses, voert berekeningen uit en/of maakt rapportages. Hiervoor zijn modellen en sjablonen beschikbaar. Na gebruik controleer je de wijzigingen die zijn aangebracht en beslis je of de nieuwe gegevens worden gedeeld met anderen.
Voor dataopslag en ‘communicatie’ tussen lokale werkstations en centrale databases zijn diverse technische oplossingen beschikbaar. Bijvoorbeeld real time datawarehousing met Invantive Producer en ‘seamless roaming’. Hierover een andere keer meer.
Getoetst in de praktijk
Invantive Control hebben we mogen ontwikkelen in nauwe samenwerking met Ballast Nedam Ontwikkelingsmaatschappij. Het systeem komt tegemoet aan de eisen van bedrijven met grote risicovolle en complexe projecten, zoals grote ontwikkelingsprojecten. Het gebruik van Excel en de geldende compliance-regels waren ons uitgangspunt. Vanuit een innovatieregeling heeft ook het Ministerie van Economische Zaken ons geholpen.
Voor banken en verzekeraars
Naast bedrijven met grote risicovolle en complexe projecten is Invantive Control vanuit onze achtergrond in DNB-verslaglegging en Basel II, ook geschikt voor bedrijven met complexe financiële risicomodellen, zoals banken en verzekeraars.